نصائح لكتابة بريد بشكل صحيح

االكثير منا يقوم بارسال بريد من فترة إلى اخرى والبعض يحتار من أين يبدأ ومالمفترض عليه أن يكتب أو لا يكتب.

إليكم بعض النصائح لكتابة البريد بشكل صحيح:

1- كتابة موضوع البريد (الايميل) بطريقة مفهومة ولها معنى مثل:"اجازة منتصف السنة",أو "معلومات مطلوبة للتقديم للوظيفة", او "جديد التقنية (فيديو)". وحاول في نفس الوقت تجنب هذه العنواين "مهم", أو "مقاطع فيديو", أو "معلومات مطلوبه" فدلالة الموضوع تختصر الكثير من الوقت على المستقبل وتشده لقراءة بريدك.

2- نقاطك يجب أن تكون قابلة للنقاش أو مكتوبة بطريقة مفتوحة للأخذ و الرد, ولا تجعلها كأنها مسلسل يبدأ وينتهي. فهو دافع كبير للمستقبل أن يتقبل أو يشاركك برأيه.

3- لا تكتب بطريقة غامضة, كأن تبدا "يجب ان تنهي مهمتك الساعة الخامسة", أو "سيكون عند الساعة العاشرة". الغموض في البريد يحير المتستقبل ويجعله يفكر كثيرا خاصة عندما تستقبل عشرات الرسائل في اليوم.

4- لا تحاول أبدا ان تحدد بعض كلماتك باللون الاحمر أو بخط عريض أو تغير الخط. أو ان تكتب بحروف كبيرة في اللغة الانجليزية. لانها تشير إلى رفع الصوت او التدقيق بشكل يثير الكثيرين. ولا مانع باستخدام الخط أسفل الكلمة.

5- حاول تجنب استخدام الاختصارات او الكلمات باللهجة المحلية لانها تعطي معنى آخر في الغالب.

6- حاول أن تكون مختصراً و انتقائيا في الكتابة. واذا وجدت أن البريد سيطول ويحتاج تفصيل فضعه في نقاط مثل:(أ)و (ب), وأكمل التفاصيل في ملف مرفق. وحاول أن لا تكون متذمراً أو مستفزاً أو تستخدم اسلوب المفاجئة. فهذا يعطي انطباع سيء عنك.

7- تذكر استخدام مسطلحات مثل : "من فضلك" و "شكرا لك" و "شكرا لتفهمك لماذا تم استبعاد العرض التقديمي اليوم". فهذا يترك انطباع جيد لدى المتلقي.

8- أضف توقيعك في نهاية البريد, مع معلومات الاتصال المناسبة كرقم هاتفك وبريدك الالكتروني وجهة العمل ومسؤولياتك.

9- يجب أن تقوم بمراجعة أخيرة قبل عملية الإرسال للوقوف على الصيغة النهائية والتأكد أن البريد مترابط في المعنى والنسق وطريقة الطرح.

10- أخيراً, قم بالرد على البريد "الايميل" بشكل سريع قدر استطاعتك, و إذا كان موضوعك يحتاج إلى تحقيق أو بحث. يفضل بان تقوم بإرسال بريد يوضح سبب التأخير أو ان تقوم بتذكير المرسل انك استلمت البريد وجاري العمل عليه.

هنالك الكثير ممن يفضلون وضع بصمات خاصة بهم وسمات تعكس شخصيتهم أو شخصية المجموعة المرسل لها, ولكن العشر نصائح السابقة خاصة بالعمل الرسمي و مع الأشخاص الذين لا نعرفهم, ولا مانع من استخدامها حتى مع الأشخاص الآخرين ويمكن أيضا إضافة او الغاء بعض النقاط لتتناسب مع طريقة الطرح.